Que vous organisiez une réunion de travail, une formation ou une conférence, la question du timing de réservation revient souvent. Trop tôt ? Trop tard ? Il n’existe pas de règle universelle, mais quelques repères peuvent vous éviter les mauvaises surprises. Voici nos conseils pour réserver votre salle de réunion ou auditoire au bon moment… et en toute sérénité.
Un délai qui dépend du type d’événement
La nature de l’événement influence directement le délai idéal de réservation :
- Réunion ponctuelle ou en petit comité : 1 à 2 semaines peuvent suffire, surtout en dehors des périodes chargées.
- Formation ou séminaire d’une journée : prévoyez plutôt 3 à 4 semaines à l’avance.
- Conférence, colloque ou événement avec intervenants externes : mieux vaut s’y prendre 2 à 3 mois à l’avance, pour garantir la disponibilité de la salle et des équipements nécessaires.
Anticiper les périodes de forte demande pour réserver votre espace
Certaines périodes sont particulièrement sollicitées, notamment :
- Les mois de septembre et octobre, très prisés pour les réunions de rentrée et les formations.
- Mai et juin, avant les congés d’été.
- Décembre, pour les bilans d’année et les événements de fin d’année.
Dans ces cas, réserver au minimum 1 à 2 mois à l’avance est fortement recommandé.
L’importance des équipements disponibles dans la location d’une salle
Si votre événement nécessite des équipements spécifiques (vidéoprojecteur, micros, régie audiovisuelle, cabines de traduction…), il est conseillé de réserver le plus tôt possible pour garantir leur disponibilité.
Le CFR Bouge, par exemple, propose un auditoire entièrement équipé (199 places) avec régie audiovisuelle, cabines de traduction et possibilité de connecter une table de mixage. Ce type d’espace est très demandé pour les événements professionnels de qualité.
Réserver une salle à la dernière minute : est-ce possible ?
Certains lieux comme le CFR Bouge restent flexibles et peuvent parfois accueillir une demande de dernière minute, selon les disponibilités. Toutefois, plus vous réservez tôt, plus vous avez le choix des salles, des horaires et des services complémentaires (accueil café, restauration, aménagement spécifique…).
Quand bloquer votre salle de réunion ou votre auditoire ?
Dès que vous avez une date et une estimation du nombre de participants, contactez le centre pour bloquer un créneau, même si certains détails restent à définir.
Cela vous permet de sécuriser la salle tout en affinant votre organisation dans les semaines suivantes.
Anticipez pour mieux organiser votre événement
Il n’est jamais trop tôt pour bien faire. Mieux vaut anticiper la réservation de votre salle ou auditoire, surtout si votre événement a lieu en période de forte demande ou nécessite des équipements spécifiques.
Besoin d’une salle de réunion ou d’un auditoire équipé à quelques minutes de Namur ?
Le CFR Bouge vous propose des espaces modulables et professionnels pour tous vos événements.